ReCoWn Labsin tietosuojakäytäntö

ReCoWn Labsin tietosuojakäytäntö

Versio: 1.0

Voimaantulopäivä: 23/08/2026

Tässä tietosuojakäytännössä selitetään, mitä tietoja käsitellään ReCoWn Labs -nimellä julkaistujen verkkosivustojen, verkkopalvelujen, sovellusten ja tuotteiden yhteydessä, erityisesti arviointi- tai lisenssipyyntöjen sekä lisenssimekanismien toiminnan yhteydessä.

ReCoWn Labs noudattaa tietojen minimoinnin periaatetta: käsitellään vain tietoja, jotka ovat tarpeen kyseisten palvelujen ja tuotteiden toiminnalle, lisenssien hallinnalle ja suojaamiselle sekä käyttäjien pyytämälle viestinnälle.

Rekisterinpitäjä on ReCoWn Labs-verkkosivuston julkaisija, joka on yksilöity verkkosivuston lakisääteisissä tiedoissa.

Tietosuojaa koskeva yhteystieto: privacy@recown.fr.

B.1. Soveltamisala

Ellei erityisessä tietosuojakäytännössä toisin tai täydentävästi määrätä, tätä käytäntöä sovelletaan ReCoWn Labsin verkkosivustoihin, palveluihin, sovelluksiin ja tuotteisiin. Se koskee erityisesti:

• ReCoWn Labsin verkkosivustojen ja palvelujen käyttöä;
• arviointi- tai lisenssipyyntöjä;
• sähköpostiosoitteen tarkistamista;
• pyynnön esittävän yrityksen olemassaolon tarkistamista;
• lisenssien myöntämistä ja hallintaa;
• kyseisten tuotteiden ja ReCoWn Labsin palvelujen välistä lisenssien, päivitysten tai turvallisuuden edellyttämää teknistä viestintää;
• palvelun edellyttämää tapahtumaviestintää;
• sovellettavien oikeudellisten asiakirjojen hyväksymistä koskevien todisteiden säilyttämistä.

B.2. Arviointi- tai lisenssipyynnön yhteydessä käsiteltävät tiedot

Seuraavia tietoja voidaan käsitellä:

• sukunimi;
• etunimi;
• ammatillinen sähköpostiosoite;
• yrityksen tunnistamisen tai olemassaolon tarkistamisen mahdollistavat tiedot, kuten arvonlisäverotunniste tai muu ammatillinen tunniste;
• lomakkeen suojaamisen ja pyynnön käsittelyn kannalta ehdottoman välttämättömät tekniset tiedot.

Niitä käytetään pyynnön käsittelemiseen, sen ammatillisen asiayhteyden tarkistamiseen, sähköpostiosoitteen tarkistamiseen ja, jos pyyntö hyväksytään, kyseisen tuotteen käyttöön antamis- tai lisenssin myöntämisprosessin aloittamiseen.

B.3. Yrityksen tarkistaminen

Ilmoitetun yrityksen olemassaolo voidaan tarkistaa automaattisesti tai manuaalisesti annettujen ammatillisten tietojen perusteella.

Lisätietoja, kuten arvonlisäverotunnistetta, voidaan pyytää tarvittaessa.

Tarkistuksen tarkoituksena on erityisesti rajata kyseiset ohjelmistojen arvioinnit ja lisenssit ammattikäyttäjille sekä estää väärinkäyttöä merkitsevät tai vilpilliset pyynnöt.

B.4. Sähköpostiosoitteen vahvistaminen

Ammatillisen sähköpostiosoitteen vahvistamista voidaan edellyttää ennen lisenssin myöntämistä tai tuotteen käyttöön antamista.

Tässä yhteydessä lähetettävät viestit ovat pyyntöön, tuotteeseen, lisenssiin, turvallisuuteen tai palvelun toimintaan liittyvää tapahtumaviestintää.

Pyynnöstä saatuja tietoja ei käytetä uutiskirjeeseen tai ennalta ilmoittamattomaan markkinointiin.

B.5. Cloudflare Turnstile

ReCoWn Labs käyttää Cloudflare Turnstile -palvelua suojatakseen tiettyjä lomakkeita automaattisilta, väärinkäyttöä merkitseviltä tai haitallisilta lähetyksiltä.

Cloudflare voi käsitellä tämän mekanismin toimintaan tarvittavia teknisiä tietoja palveluunsa sovellettavan kehyksen mukaisesti.

ReCoWn Labs ei käytä Turnstilea mainontatarkoituksiin.

B.6. Scalewayn tapahtumasähköpostit

ReCoWn Labsin verkkosivustojen, palvelujen, sovellusten ja tuotteiden toiminnan edellyttämät sähköpostit lähetetään Scalewayn tapahtumasähköpostipalveluilla ReCoWn Labs-verkkotunnuksen alla, erityisesti osoitteeseen mail.recown.fr liittyvän infrastruktuurin kautta.

Ne voivat koskea erityisesti:

• sähköpostiosoitteen vahvistamista;
• arviointipyyntöä;
• lisenssin myöntämistä tai hallintaa;
• turvallisuutta;
• käyttäjän tekemää pyyntöä.

B.6.1. Tukipyynnöt ja vapaaehtoinen yhteydenpito

Kun käyttäjä ottaa yhteyttä ReCoWn Labsiin tukikanavan tai muun tarjotun kanavan kautta, ReCoWn Labs voi käsitellä:

• käyttäjän ammatillisia yhteystietoja;
• pyyntöä, tuotetta, lisenssiä tai kyseistä asennusta koskevia viitteitä;
• viestin sisältöä ja viestintähistoriaa;
• vapaaehtoisesti toimitettuja teknisiä lokeja, kuvakaappauksia tai liitteitä;
• vianmäärityksen, turvallisuuden ja pyynnön seurannan kannalta tarpeellisia tietoja.

Näitä tietoja käytetään yksinomaan pyyntöön vastaamiseen, ilmoitetun ongelman diagnosointiin, palvelun turvallisuuden varmistamiseen ja tehtyjen toimien kirjaamiseen.

Käyttäjää kehotetaan olemaan lähettämättä salasanoja, yksityisiä avaimia, salaisuuksia, liiketoimintatietoja, henkilötietoja tai luottamuksellisia tietoja, jotka eivät ole ehdottoman välttämättömiä pyynnön käsittelemiseksi. Käyttäjän vastuulla on mahdollisuuksien mukaan peittää tai anonymisoida nämä tiedot ennen lähettämistä.

Kun poikkeuksellinen pääsy arkaluonteisiin tietoihin tai käyttäjäympäristöön on tarpeen, sen ehdot on sovittava etukäteen, ja se voi edellyttää täydentäviä järjestelyjä.

B.7. Kyseisten tuotteiden lähettämät tekniset tiedot

Jotkin ReCoWn Labs -tuotteet voidaan asentaa käyttäjän infrastruktuuriin.

Kun tuote käyttää ReCoWn Labsin lisenssi- tai päivitysjärjestelmää, se voi ajoittain viestiä ReCoWn Labsin palvelujen kanssa lisenssin tarkistamiseksi ja suojaamiseksi sekä päivityksiin liittyvän seurannan toteuttamiseksi.

ReCoWn Labs voi vastaanottaa:

• lisenssin tilan;
• päivitysten tilaa koskevia tietoja;
• viimeisimmän tunnetun yhteyden IP-osoitteen;
• asennuksen yksisuuntaisen teknisen tiivisteen.

B.8. Tekninen tiiviste

Asennukseen liittyvä tiiviste muodostetaan yksisuuntaisella mekanismilla.

Sen perusteella ReCoWn Labs ei voi palauttaa tiivisteen muodostamiseen käytettyjä alkuperäisiä laitteisto-ominaisuuksia.

Sen avulla tarkistetaan erityisesti, ettei yhdelle asennukselle tarkoitettua lisenssiä ole monistettu tai kloonattu.

Kun uusi tiiviste korvaa vanhan, vanhaa tiivistettä ei säilytetä.

B.9. Liiketoimintatiedot ja lisenssimekanismi

Lisenssin tarkistamisen tarkoituksena ei ole toimittaa ReCoWn Labsille käyttäjän infrastruktuuriin asennettujen tuotteiden käsittelemiä liiketoimintatietoja.

Ellei kyseiselle tuotteelle tai palvelulle ole nimenomaisesti kuvattu erillistä toimintoa, ReCoWn Labsin palvelut eivät pääse käsiksi käyttäjän infrastruktuuriin asennettujen tuotteiden paikallisesti käsittelemien liiketoimintatietojen sisältöön.

Lisenssimekanismin tarkoituksena ei erityisesti ole toimittaa:

• yhdistettyjen tietokantojen sisältöä;
• liiketoimintarivejä tai -tietueita;
• tietovirtojen sisältöä;
• historioituja tietoja;
• kyseisten tuotteiden API-rajapintojen kautta julkaistuja tietoja;
• ERP-, CRM- tai DMS-järjestelmistä tai muista yhdistetyistä sovelluksista peräisin olevia liiketoimintatietoja.

Paikalliseen käsittelyyn suunniteltujen tuotteiden liiketoimintatiedot säilyvät ympäristössä, johon kyseinen tuote on asennettu, jollei käyttäjän nimenomaisesti valitsemista ja tuotteen dokumentaatiossa tai omissa ehdoissa kuvatuista toiminnoista muuta johdu.

B.10. Analytiikan ja markkinoinnin puuttuminen

Tämän version julkaisupäivänä ReCoWn Labs ei käytä:

• Google Analyticsia;
• Matomoa;
• vastaavaa kävijäseurantatyökalua;
• mainontajärjestelmää;
• kävijöiden markkinointiprofilointia;
• arviointipyynnöistä koottua uutiskirjettä.

Jos näitä käsittelytoimia muutetaan, tämä käytäntö on arvioitava uudelleen ja tarvittaessa päivitettävä ennen muutosten käyttöönottoa.

B.11. Hyväksymistodiste

Kun asiakirja edellyttää hyväksymistä, ReCoWn Labsin palvelut voivat säilyttää:

• kyseisen tuotteen, lisenssin tai pyynnön;
• asiakirjan;
• version;
• esitetyn kielen;
• sisällön tiivisteen;
• UTC-päivämäärän ja -ajan;
• hyväksymisen tilan.

Tämän todisteen avulla voidaan säilyttää tieto tosiasiallisesti esitetystä ja hyväksytystä versiosta.

B.12. Käyttötarkoitukset

Tietoja voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin:

• arviointi- tai lisenssipyynnön käsitteleminen;
• sähköpostiosoitteen tarkistaminen;
• yrityksen olemassaolon tarkistaminen;
• tuotteen käyttöön antaminen ja lisenssin myöntäminen tai hallinta;
• lisenssin voimassaolon tarkistaminen;
• kloonaamisen tai väärinkäytön estäminen;
• päivityksiin liittyvien toimintojen varmistaminen;
• palvelujen suojaaminen;
• käyttäjän pyyntöön vastaaminen;
• oikeudellisen hyväksymisen todisteen säilyttäminen.

B.13. Oikeusperusteet

Käsittelytoimesta riippuen tietoja voidaan käsitellä, kun se on tarpeen:

• käyttäjän pyytämien toimenpiteiden toteuttamiseksi tuotteen maksullisen version tai arviointiversion hankkimista ja käyttämistä varten;
• tähän käyttöön antamiseen liittyvän suhteen hoitamiseksi;
• järjestelmien turvallisuuteen, väärinkäytön ehkäisemiseen ja lisenssimekanismin suojaamiseen liittyvien oikeutettujen etujen vuoksi;
• lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, kun sellainen on sovellettavissa.

Tietosuojakäytäntöä ei esitetä yleisenä suostumuksena kaikkeen käsittelyyn.

B.14. Vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Tietoihin on pääsy ainoastaan henkilöillä ja palveluntarjoajilla, joiden on perustellusti päästävä niihin palvelun tuottamiseksi.

Teknisiä palveluntarjoajia voivat olla erityisesti:

• Scaleway infrastruktuuria ja tapahtumasähköposteja varten;
• Cloudflare Turnstilea ja kyseisten lomakkeiden suojaamista varten.

ReCoWn Labs ei myy kerättyjä henkilötietoja.

B.15. Säilytysajat

Tietoja säilytetään niiden käyttötarkoitukseen nähden oikeasuhteisen ajan.

Keskeytetty tai hylätty arviointipyyntö

Suunniteltu enimmäisaika: 3 kuukautta viimeisestä yhteydenotosta, jollei perusteltu tarve tai velvoite edellytä muuta säilytysaikaa.

Myönnetty tuote tai arviointilisenssi

Tuotteen tai lisenssin hallintaan, suojaamiseen ja seurantaan tarvittavia tietoja voidaan säilyttää lisenssin tai arvioinnin keston ajan ja sen jälkeen enintään 12 kuukautta sen päättymisestä, jollei perusteltu tarve tai velvoite edellytä muuta säilytysaikaa.

Tukipyynnöt

Tukiviestintää ja vapaaehtoisesti toimitettuja aineistoja voidaan säilyttää pyynnön käsittelyn edellyttämän ajan ja sen jälkeen enintään 12 kuukautta pyynnön sulkemisesta, jollei turvallisuustarve, käyttäjän pyyntö, riita tai velvoite edellytä muuta säilytysaikaa.

Liitteet tai arkaluonteiset tiedot, joita ei enää tarvita vianmääritykseen, on poistettava tai anonymisoitava mahdollisimman pian.

Tekniset ja turvallisuuslokit

Teknisiä, yhteys- ja turvallisuuslokeja voidaan säilyttää enintään 12 kuukautta niiden keräämisestä, paitsi jos tietoturvaloukkaus, petos, lakisääteinen velvoite tai oikeuksien puolustaminen oikeuttaa pidemmän ja ehdottoman välttämättömän säilytyksen.

Hyväksymistodiste

Todiste voidaan säilyttää niin kauan kuin kyseiseen käyttöön liittyvien oikeuksien osoittaminen ja puolustaminen sitä edellyttää, sovellettavien vanhentumisaikojen rajoissa.

Tekninen tiiviste

Järjestelmässä säilytetään vain asennukseen kulloinkin liittyvä tiiviste. Kun se korvataan, vanhaa tiivistettä ei säilytetä.

B.16. Evästeet ja seurantatekniikat

ReCoWn Labs ei tällä hetkellä käytä mainosevästeitä eikä kävijämittaukseen tarkoitettuja evästeitä.

Tietyt toiminnan tai turvallisuuden kannalta ehdottoman välttämättömät mekanismit, erityisesti Cloudflare Turnstile, voivat käsitellä toimintaansa tarvittavia teknisiä tietoja.

Jos käyttöön otetaan suostumusta edellyttäviä lisätyökaluja, verkkosivustoa ja tätä käytäntöä on mukautettava ennen niiden käyttöönottoa.

B.17. Turvallisuus

ReCoWn Labs toteuttaa teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojatakseen käsiteltäviä tietoja luvattomalta pääsyltä, muuttamiselta, luovuttamiselta tai tuhoamiselta.

Käyttäjä vastaa edelleen oman infrastruktuurinsa, tunnisteidensa, käyttöoikeuksiensa, järjestelmiensä ja varmuuskopioidensa suojaamisesta.

B.18. Siirrot ja palveluntarjoajat

ReCoWn Labs suosii käytettyjen palvelujen salliessa tietojen ylläpitoa ja käsittelyä Euroopan talousalueella.

Jotkin palveluntarjoajat, erityisesti Cloudflare, voivat kuitenkin käsitellä teknisiä tietoja Euroopan talousalueen ulkopuolisissa maissa tai käyttää näihin maihin sijoittautuneita yhteisöjä.

Kun henkilötietoja siirretään kansainvälisesti, siirron on perustuttava sovellettavassa sääntelyssä tunnustettuun mekanismiin, kuten tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen, vakiosopimuslausekkeisiin tai muuhun asianmukaiseen suojatoimeen.

Palveluntarjoajien käsittelytoimia koskevat yksityiskohtaiset tiedot esitetään niiden omissa sopimus- ja tietosuoja-asiakirjoissa.

B.19. Rekisteröityjen oikeudet

Sovellettavassa sääntelyssä säädetyin edellytyksin henkilöillä on erityisesti seuraavat oikeudet:

• oikeus saada pääsy tietoihin;
• oikeus tietojen oikaisemiseen;
• oikeus tietojen poistamiseen;
• oikeus käsittelyn rajoittamiseen;
• oikeus vastustaa käsittelyä;
• oikeus tietojen siirtämiseen, kun tätä oikeutta sovelletaan.

Pyynnöt voidaan lähettää osoitteeseen:

privacy@recown.fr

Henkilöllisyyden tarkistamista voidaan pyytää, jos se on tarpeen kyseisten tietojen suojaamiseksi.

Henkilöillä on myös oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle. Ranskassa tämä on CNIL.

B.20. Käytännön muutokset

Tietosuojakäytäntöä voidaan muuttaa ReCoWn Labsin verkkosivustojen, palvelujen, sovellusten, tuotteiden tai sääntelyn muutosten huomioon ottamiseksi.

Uudet versiot numeroidaan ja julkaistaan oikeudellisessa asiakirjakokoelmassa.

Uusi versio ei muuta taannehtivasti jo myönnettyyn lisenssiin oikeudellisesti sidottua versiota, kun tämä historiallinen yhteys on säilytettävä.

B.21. Yhteystiedot

Tietosuojaa koskevat kysymykset:

privacy@recown.fr

---