Privacybeleid van ReCoWn Labs
- Versie
- 1.0
- Ingangsdatum
Privacybeleid van ReCoWn Labs
Versie: 1.0
Datum van inwerkingtreding: 23/08/2026
Dit Privacybeleid legt uit welke gegevens worden verwerkt in verband met de websites, onlinediensten, toepassingen en producten die onder de identiteit ReCoWn Labs worden gepubliceerd, met name bij evaluatie- of licentieaanvragen en bij de werking van licentiemechanismen.
ReCoWn Labs past het beginsel van minimale gegevensverwerking toe: alleen informatie verwerken die nodig is voor de werking van de betrokken diensten en producten, het beheer en de beveiliging van licenties en de door gebruikers gevraagde uitwisselingen.
De verwerkingsverantwoordelijke is de uitgever van de website ReCoWn Labs, zoals vermeld in de Juridische kennisgeving van de website.
Contact voor gegevensbescherming: privacy@recown.fr.
B.1. Toepassingsgebied
Tenzij een specifiek beleid anders bepaalt of dit beleid aanvult, is dit beleid van toepassing op de websites, diensten, toepassingen en producten van ReCoWn Labs. Het heeft met name betrekking op:
- het raadplegen van de websites en diensten van ReCoWn Labs;
- evaluatie- of licentieaanvragen;
- de verificatie van het e-mailadres;
- de verificatie van het bestaan van de aanvragende onderneming;
- de afgifte en het beheer van licenties;
- technische communicatie tussen de betrokken producten en de diensten van ReCoWn Labs die nodig is voor licenties, updates of beveiliging;
- transactionele uitwisselingen die nodig zijn voor de dienst;
- de bewaring van bewijs van aanvaarding van toepasselijke juridische documenten.
B.2. Gegevens die bij een evaluatie- of licentieaanvraag worden verwerkt
De volgende informatie kan worden verwerkt:
- achternaam;
- voornaam;
- zakelijk e-mailadres;
- informatie waarmee de onderneming kan worden geïdentificeerd of het bestaan ervan kan worden geverifieerd, bijvoorbeeld een btw-nummer of een andere beroepsidentificatie;
- technische informatie die strikt noodzakelijk is om het formulier te beschermen en de aanvraag te behandelen.
Deze informatie wordt gebruikt om de aanvraag te behandelen, te controleren of zij in een professionele context plaatsvindt, het e-mailadres te verifiëren en, wanneer zij wordt aanvaard, het proces te starten voor de beschikbaarstelling of afgifte van de licentie van het betrokken product.
B.3. Verificatie van de onderneming
Het bestaan van de opgegeven onderneming kan automatisch of handmatig worden geverifieerd aan de hand van de verstrekte bedrijfsinformatie.
Aanvullende informatie, zoals een btw-nummer, kan worden gevraagd wanneer dit nodig is.
Deze verificatie is met name bedoeld om de betrokken software-evaluaties en -licenties voor te behouden aan een professioneel publiek en misbruik of frauduleuze aanvragen te voorkomen.
B.4. Validatie van het e-mailadres
Validatie van het zakelijke e-mailadres kan worden vereist voordat een licentie wordt afgegeven of een product beschikbaar wordt gesteld.
De berichten die in dit verband worden verzonden, zijn transactionele mededelingen over de aanvraag, het product, de licentie, de beveiliging of de werking van de dienst.
Informatie uit een aanvraag wordt niet gebruikt voor een nieuwsbrief of niet-voorziene marketingprospectie.
B.5. Cloudflare Turnstile
ReCoWn Labs gebruikt Cloudflare Turnstile om bepaalde formulieren te beschermen tegen geautomatiseerde, oneigenlijke of kwaadwillige inzendingen.
Technische informatie die nodig is voor de werking van dit mechanisme kan door Cloudflare worden verwerkt in overeenstemming met het kader dat op zijn dienst van toepassing is.
Turnstile wordt door ReCoWn Labs niet voor reclamedoeleinden gebruikt.
B.6. Transactionele e-mails van Scaleway
De e-mails die nodig zijn voor de werking van de websites, diensten, toepassingen en producten van ReCoWn Labs worden verzonden via de transactionele e-maildiensten van Scaleway, onder het ReCoWn Labs-domein, met name via de infrastructuur die is gekoppeld aan mail.recown.fr.
Zij kunnen met name betrekking hebben op:
- e-mailvalidatie;
- een evaluatieaanvraag;
- de afgifte of het beheer van een licentie;
- beveiliging;
- een door de gebruiker ingediend verzoek.
B.6.1. Ondersteuningsverzoeken en vrijwillige uitwisselingen
Wanneer een gebruiker contact opneemt met ReCoWn Labs via de ondersteuningsroute of een ander beschikbaar gesteld kanaal, kan ReCoWn Labs het volgende verwerken:
- zijn zakelijke contactgegevens;
- de referenties van het betrokken verzoek, product, de licentie of installatie;
- de inhoud van het bericht en de geschiedenis van de uitwisselingen;
- technische logbestanden, schermafbeeldingen of bijlagen die vrijwillig zijn verstrekt;
- informatie die nodig is voor de diagnose, beveiliging en opvolging van het verzoek.
Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt om het verzoek te beantwoorden, het gemelde probleem te diagnosticeren, de beveiliging van de dienst te waarborgen en de uitgevoerde handelingen vast te leggen.
De gebruiker wordt verzocht geen wachtwoorden, privésleutels, geheimen, bedrijfsgegevens, persoonsgegevens of vertrouwelijke informatie te verstrekken die niet strikt noodzakelijk zijn voor de behandeling van zijn verzoek. Waar mogelijk is het zijn verantwoordelijkheid deze elementen vóór verzending te maskeren of te anonimiseren.
Wanneer uitzonderlijke toegang tot gevoelige informatie of tot een gebruikersomgeving noodzakelijk is, moeten de modaliteiten daarvan vooraf worden overeengekomen en kunnen aanvullende maatregelen nodig zijn.
B.7. Technische informatie die door de betrokken producten wordt verzonden
Bepaalde producten van ReCoWn Labs kunnen in de infrastructuur van de gebruiker worden geïnstalleerd.
Wanneer een product gebruikmaakt van het licentie- of updatesysteem van ReCoWn Labs, kan het periodiek communiceren met de diensten van ReCoWn Labs om de controle en beveiliging van de licentie en de opvolging in verband met updates te waarborgen.
ReCoWn Labs kan het volgende ontvangen:
- status van de licentie;
- informatie over de status van updates;
- laatst bekend IP-verbindingsadres;
- technische eenrichtingsvingerafdruk van de installatie.
B.8. Technische vingerafdruk
De aan de installatie gekoppelde vingerafdruk wordt gegenereerd met een eenrichtingsmechanisme.
Hij stelt ReCoWn Labs niet in staat de oorspronkelijke hardwarekenmerken te reconstrueren die voor de aanmaak ervan zijn gebruikt.
Hij wordt met name gebruikt om te controleren dat een licentie die voor één installatie is bestemd, niet is gedupliceerd of gekloond.
Wanneer een nieuwe vingerafdruk de oude vervangt, wordt de oude vingerafdruk niet bewaard.
B.9. Bedrijfsgegevens en licentiemechanisme
De licentiecontrole heeft niet tot doel de bedrijfsgegevens die worden verwerkt door de in de infrastructuur van de gebruiker geïnstalleerde producten aan ReCoWn Labs door te geven.
Tenzij voor een betrokken product of een betrokken dienst uitdrukkelijk een afzonderlijke functie is beschreven, hebben de diensten van ReCoWn Labs geen toegang tot de inhoud van de bedrijfsgegevens die lokaal worden verwerkt door de producten die in de infrastructuur van de gebruiker zijn geïnstalleerd.
Het licentiemechanisme heeft met name niet tot doel het volgende te verzenden:
- de inhoud van verbonden databanken;
- bedrijfsrijen of -records;
- de inhoud van gegevensstromen;
- gehistoriseerde gegevens;
- gegevens die via de API's van de betrokken producten worden gepubliceerd;
- bedrijfsgegevens uit ERP-, CRM-, DMS- of andere verbonden toepassingen.
Voor producten die zijn ontworpen voor lokale verwerking blijven de bedrijfsgegevens in de omgeving waarin het betrokken product is geïnstalleerd, behoudens de functies die uitdrukkelijk door de gebruiker zijn gekozen en in de documentatie of de productspecifieke voorwaarden zijn beschreven.
B.10. Geen analytics en marketing
Op de publicatiedatum van deze versie gebruikt ReCoWn Labs geen:
- Google Analytics;
- Matomo;
- vergelijkbaar instrument voor publieksanalyse;
- advertentiesysteem;
- marketingprofilering van bezoekers;
- nieuwsbrief die wordt gevoed met evaluatieaanvragen.
Elke wijziging van deze verwerkingen moet ertoe leiden dat dit Beleid vóór activering opnieuw wordt beoordeeld en, indien nodig, wordt bijgewerkt.
B.11. Bewijs van aanvaarding
Wanneer een document aanvaarding vereist, kunnen de diensten van ReCoWn Labs het volgende bewaren:
- het betrokken product, de licentie of de aanvraag;
- het document;
- de versie;
- de getoonde taal;
- de vingerafdruk van de inhoud;
- de UTC-datum en -tijd;
- de aanvaardingsstatus.
Dit bewijs maakt het mogelijk de daadwerkelijk getoonde en aanvaarde versie vast te leggen.
B.12. Doeleinden
Informatie kan worden verwerkt om:
- een evaluatie- of licentieaanvraag te behandelen;
- het e-mailadres te verifiëren;
- het bestaan van de onderneming te verifiëren;
- een product beschikbaar te stellen en een licentie af te geven of te beheren;
- de geldigheid ervan te controleren;
- klonen of oneigenlijk gebruik te voorkomen;
- functies in verband met updates te waarborgen;
- de diensten te beveiligen;
- een gebruikersverzoek te beantwoorden;
- het bewijs van een juridische aanvaarding te bewaren.
B.13. Rechtsgronden
Afhankelijk van de betrokken verwerking kunnen gegevens worden verwerkt wanneer dit noodzakelijk is:
- voor de uitvoering van de door de gebruiker gevraagde maatregelen om een betaalde of evaluatieversie van een product te verkrijgen en te gebruiken;
- voor de relatie die verband houdt met deze beschikbaarstelling;
- voor gerechtvaardigde belangen in verband met de beveiliging van systemen, het voorkomen van misbruik en de bescherming van het licentiemechanisme;
- om te voldoen aan een wettelijke verplichting wanneer deze van toepassing is.
Het Privacybeleid wordt niet voorgesteld als algemene toestemming voor alle verwerkingen.
B.14. Ontvangers en dienstverleners
De informatie is uitsluitend toegankelijk voor personen en dienstverleners die er voor de verlening van de dienst rechtmatig toegang toe moeten hebben.
Technische dienstverleners kunnen met name zijn:
- Scaleway voor de infrastructuur en transactionele e-mails;
- Cloudflare voor Turnstile en de bescherming van de betrokken formulieren.
ReCoWn Labs verkoopt de verzamelde persoonsgegevens niet.
B.15. Bewaartermijnen
Gegevens worden bewaard gedurende een termijn die in verhouding staat tot het doel ervan.
Afgebroken of niet aanvaarde evaluatieaanvraag
Voorziene maximale termijn: 3 maanden na de laatste interactie, tenzij een gerechtvaardigde noodzaak of verplichting een andere bewaring vereist.
Afgegeven product of evaluatielicentie
Informatie die nodig is voor het beheer, de beveiliging en de opvolging van het product of de licentie kan worden bewaard gedurende de looptijd van de licentie of evaluatie en vervolgens gedurende maximaal 12 maanden na het verstrijken ervan, tenzij een gerechtvaardigde noodzaak of verplichting een andere termijn vereist.
Ondersteuningsverzoeken
Ondersteuningsuitwisselingen en vrijwillig verstrekte elementen kunnen worden bewaard gedurende de tijd die nodig is om het verzoek te behandelen en vervolgens gedurende maximaal 12 maanden na de afsluiting ervan, tenzij beveiligingsbehoeften, een verzoek van de gebruiker, een geschil of een verplichting een andere termijn vereisen.
Bijlagen of gevoelige gegevens die niet meer nodig zijn voor de diagnose moeten zo spoedig mogelijk worden verwijderd of geanonimiseerd.
Technische en beveiligingslogbestanden
Technische, verbindings- en beveiligingslogbestanden kunnen gedurende maximaal 12 maanden vanaf de verzameling ervan worden bewaard, behalve wanneer een beveiligingsincident, fraude, een wettelijke verplichting of de verdediging van rechten een langere en strikt noodzakelijke bewaring rechtvaardigt.
Bewijs van aanvaarding
Het bewijs kan worden bewaard gedurende de tijd die nodig is voor de vaststelling en verdediging van rechten in verband met het betrokken gebruik, binnen de grenzen van de toepasselijke verjaringstermijnen.
Technische vingerafdruk
Alleen de vingerafdruk die momenteel aan de installatie is gekoppeld, wordt in het daarvoor bestemde mechanisme bewaard. Wanneer hij wordt vervangen, wordt de vorige vingerafdruk niet bewaard.
B.16. Cookies en trackers
ReCoWn Labs gebruikt momenteel geen advertentie- of publieksmetingscookies.
Bepaalde mechanismen die strikt noodzakelijk zijn voor de werking of beveiliging, waaronder Cloudflare Turnstile, kunnen de technische informatie verwerken die nodig is voor hun werking.
Als aanvullende hulpmiddelen worden toegevoegd waarvoor toestemming nodig is, moeten de website en dit beleid vóór activering worden aangepast.
B.17. Beveiliging
ReCoWn Labs voert technische en organisatorische maatregelen uit om de verwerkte informatie te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, wijziging, openbaarmaking of vernietiging.
De gebruiker blijft verantwoordelijk voor de beveiliging van zijn eigen infrastructuur, identificatiegegevens, toegangen, systemen en back-ups.
B.18. Doorgiften en dienstverleners
Wanneer de gebruikte diensten dit mogelijk maken, geeft ReCoWn Labs de voorkeur aan hosting en verwerking van gegevens binnen de Europese Economische Ruimte.
Bepaalde dienstverleners, waaronder Cloudflare, kunnen echter technische informatie verwerken vanuit landen buiten de Europese Economische Ruimte of een beroep doen op entiteiten die in dergelijke landen zijn gevestigd.
Wanneer persoonsgegevens internationaal worden doorgegeven, moet deze doorgifte berusten op een door de toepasselijke regelgeving erkend mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, standaardcontractbepalingen of een andere passende waarborg.
Gedetailleerde informatie over de verwerkingen door dienstverleners wordt vermeld in hun respectieve contractuele en privacydocumenten.
B.19. Rechten van personen
Onder de voorwaarden van de toepasselijke regelgeving beschikken personen met name over de volgende rechten:
- inzage;
- rectificatie;
- wissing;
- beperking;
- bezwaar;
- overdraagbaarheid wanneer dit recht van toepassing is.
Verzoeken kunnen worden gericht aan:
privacy@recown.fr
Een identiteitscontrole kan worden gevraagd wanneer dit nodig is om de betrokken gegevens te beschermen.
Personen hebben eveneens het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Frankrijk: de CNIL.
B.20. Wijziging van het beleid
Het Privacybeleid kan worden gewijzigd om rekening te houden met wijzigingen van de websites, diensten, toepassingen, producten van ReCoWn Labs of van de regelgeving.
Nieuwe versies worden van een versienummer voorzien en in het juridische register gepubliceerd.
Een nieuwe versie wijzigt niet met terugwerkende kracht de versie die juridisch aan een reeds afgegeven licentie is gekoppeld wanneer die historische koppeling behouden moet blijven.
B.21. Contact
Voor vragen over gegevensbescherming:
privacy@recown.fr